Biz integritetspolicy

1. Allmänt

Denna integritetspolicy (”Integritetspolicyn”) beskriver hur Biz Apartment AB, org. nr 556825-4220 med adress Sandhamnsgatan 67, 115 28 Stockholm och övriga bolag som ingår i Biz-koncernen behandlar dina personuppgifter (”Biz”, ”vi”, ”vår” och ”oss”). Biz Apartment AB är personuppgiftsansvarig med hänsyn till den personuppgiftsbehandling som bolag inom koncernen utför.

Vi värnar om din personliga integritet och tar frågor om dataskydd på största allvar. I Integritetpolicyn redogörs därför bl.a. för vilka kategorier av personuppgifter vi behandlar, för vilka ändamål vi behandlar dem och vilken laglig grund vi stödjer behandlingen på. Vi redogör också för vilka som kan ha åtkomst till och behandla uppgifterna, principerna för gallring, vilka tredje parter vi kan komma att dela personuppgifterna med, var personuppgifterna behandlas samt dina rättigheter som registrerad i form av rätt till information, rättelse och radering m.m.

Det kan hända att vi emellanåt behöver uppdatera eller ändra Integritetspolicyn. Om så sker kommer vi att informera dig på ett lämpligt sätt och be dig att ta del av de ändringar som gjorts. Den senaste versionen av Integritetspolicyn hittar du alltid på vår hemsida.

Vi hoppas att denna Integritetspolicy besvarar dina frågor kring vår behandling av samt skyddet för dina personuppgifter. Om du har ytterligare frågor eller funderingar är du alltid välkommen att kontakta oss på adressen ovan eller genom att mejla oss på micaela.krook@bizapartment.se.

2. Hur behandlar vi dina personuppgifter?
   • Hur vi samlar in dina uppgifter

Vi samlar in dina uppgifter direkt från dig när du gör bokningar hos oss och när du annars använder våra hotelltjänster (”Tjänsterna”). Vi kan även hämta dina personuppgifter från våra samarbetspartners (exempelvis resebyråer eller bokningsföretag) om du gör bokningar hos oss via sådana tredje parter eller från det företag du representerar.

• Vilka uppgifter vi samlar in

Vi samlar in och behandlar följande personuppgifter:

• namn, adress och andra kontaktuppgifter, inklusive e-postadress och telefonnummer samt kopia av identitetshandlingar;
• information om din bokning samt särskilda önskemål som du lämnar till oss;
• betalningsinformation, t.ex. betalningsmetod och konto- eller kreditkortsuppgifter;
• personliga preferenser, t.ex. om du vill få marknadsföring från oss; och
• IP-adress om du bokar via vår webbplats.
  • Ändamålen för behandling, laglig grund och lagringsperiod

Dina uppgifter kommer inte att användas på ett sätt som är oförenligt med de ändamål som uppgifterna samlades in för. Vi behandlar dina uppgifter för de ändamål och i enlighet med vad som anges i punkterna 2.3.1-2.3.5 nedan.

• Hantera bokningar och tillhandahålla våra Tjänster

Vi använder dina personuppgifter för att kunna hantera din bokning och för att tillhandahålla våra tjänster. Vi använder därför dina uppgifter för att säkerställa din identitet och skapa, administrera, följa upp, ta betalt för samt kommunicera med dig om din bokning. Vidare använder vi dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra hotelltjänster och hantera exempelvis frukostbeställningar och andra önskemål. Vi tar även en kopia på din identitetshandling när du checkar in på våra hotell som vi sparar upp till en månad efter din vistelse. Den lagliga grunden för denna personuppgiftsbehandling är att den är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra avtalet med dig om din bokning. Du måste lämna dina personuppgifter för att vi ska kunna skapa och hantera din bokning.

Om vi inte har en bestående affärsrelation med dig enligt punkt 2.3.2 lagrar vi dina personuppgifter för detta ändamål i ca 1 år

• Hantera våra affärsrelationer

Vi behandlar även personuppgifter för de ändamål som anges i punkt 2.3.1 för att vi ska kunna tillhandahålla våra Tjänster till det företag du representerar och för att skräddarsy framtida bokningar efter tidigare preferenser. Om det företag du representerar har ett avtal med oss och har angett dig som kontaktperson använder vi även dina personuppgifter för att kunna kommunicera med ditt företag om vårt avtalsförhållande eller våra Tjänster. Vi kan även behandla dina personuppgifter för att kunna ta kontakt med dig och upprätthålla och utveckla kontakten med dig eller ditt företag. Den lagliga grunden för denna personuppgiftsbehandling är att den är nödvändig för vårt berättigade intresse av att kunna tillhandahålla våra Tjänster till våra kunder och bibehålla en affärsrelation med dig eller ditt företag.

Vi lagrar dina personuppgifter för detta ändamål så länge företaget som du representerar har ett gällande avtal med oss eller till dess att företaget anger annan kontaktperson. Om ditt företag inte har ett avtal med oss lagrar vi dina personuppgifter under den tid vi bedömer att uppgifterna är nödvändiga för att bibehålla affärsrelationen med ditt företag.

• Marknadsföring

Vi använder dina personuppgifter för direktmarknadsföring, innefattande kommunikation angående våra Tjänster och information om viktiga händelser hos oss. Med direktmarknadsföring avses alla typer av uppsökande marknadsföringsåtgärder, t.ex. utskick via post, e-post och sms. Du har rätt att kostnadsfritt motsätta dig att dina uppgifter används för sådana syften och varje utskick från oss i marknadsföringssyfte innehåller en möjlighet till avregistrering, s.k. opt-out. Den lagliga grunden för denna personuppgiftsbehandling är ditt samtycke.

Vi lagrar dina personuppgifter för detta ändamål så länge du prenumererar på våra marknadsföringsutskick eller fram till att du avregistrerar från sådana utskick.

• Fullgöra rättsliga förpliktelser

Vi kan även komma att behandla dina uppgifter för att vi ska kunna fullgöra våra rättsliga förpliktelser enlig lag, domar eller myndighetsbeslut. Detta kan bland annat gälla krav gällande bokförings-, produktansvars- och penningtvättslagstiftning. Den lagliga grunden för denna personuppgiftsbehandling är att den är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra våra rättsliga förpliktelser.

• Hur vi delar dina uppgifter

Dina uppgifter kan komma att delas med bolag inom Biz-koncernen. Om Biz delar dina personuppgifter inom koncernen kommer vi att se till att dina uppgifter även fortsättningsvis endast behandlas i enlighet med denna Integritetspolicy. Biz delar inte dina uppgifter med någon tredje part förutom på det sätt som beskrivs nedan.

• Våra leverantörer: Vi kan använda tredje parter för att hantera en eller flera aspekter av verksamheten, inklusive behandling eller hantering av personuppgifter. Vi kan komma att dela personuppgifter med dessa tredje parter för att de ska kunna utföra tjänster för vår räkning, så som att tillhandahålla vårt bokningssystem, hantera betalningar, skicka ut marknadskommunikation och bistå oss med IT-tjänster. När vi använder oss av leverantörer enligt denna punkt upprättar vi personuppgiftsbiträdesavtal och utför andra lämpliga åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter behandlas på ett sätt som överensstämmer med denna Integritetspolicy.
• Försäljning eller överlåtelse: Biz kan komma att överlåta eller överlämna dina personuppgifter till en köpare eller potentiell köpare vid försäljning, överlåtelse eller annan överföring av all eller en del av vår verksamhet eller våra tillgångar. Vid en sådan överlåtelse kommer vi att vidta rimliga åtgärder för att säkerställa att den mottagande parten behandlar din information på ett sätt som överensstämmer med denna Integritetspolicy.
• Biz kan även dela dina personuppgifter med t.ex. polisen, skatteverket eller andra myndigheter när vi är skyldiga att göra det enligt lag.

3. Hur vi skyddar dina uppgifter

Vi vidtar lämpliga skyddsåtgärder och upprätthåller säkerhetsnormer för att skydda dina personuppgifter mot obehörig åtkomst, obehörigt utlämnande och missbruk. Dina personuppgifter lagras på filer som endast är tillgängliga för våra anställda, våra ombud och våra tjänsteleverantörer som behöver uppgifterna för sin tjänsteutövning. Vi använder tekniska verktyg såsom brandväggar och lösenord och vi ser till att våra anställda är utbildade i vikten av att upprätthålla säkerhet och sekretess i förhållande till de personuppgifter vi behandlar.

4. Var vi behandlar dina personuppgifter

Vi har som mål att alltid behandla dina personuppgifter inom EU/EES där alla våra egna IT-system finns. Det kan dock förekomma att dina personuppgifter delas med leverantörer till oss, s.k. personuppgiftsbiträden, som antingen själva eller genom underleverantörer är etablerade eller lagrar information i ett land utanför EU/EES. I sådant fall kommer vi att vidta alla rimliga legala, organisatoriska och tekniska åtgärder som krävs för att säkerställa att skyddsnivån för den behandlingen motsvarar den inom EU/EES. Detta kommer att ske antingen om EU-kommissionen fattat beslut om att landet ifråga säkerställer en adekvat skyddsnivå eller genom användandet av lämpliga skyddsåtgärder såsom standardavtalsklausuler eller godkända uppförandekoder i våra avtal med sådana personuppgiftsbiträden.

Du kan läsa mer om vilka tredjeländer EU-kommissionen har bedömt säkerställer en adekvat dataskyddsnivå på https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection_sv.

5. Dina rättigheter

I detta avsnitt beskrivs vilka rättigheter du har som registrerad. Du kan alltid göra dessa rättigheter gällande genom att kontakta oss enligt ovan.

• Rätten till tillgång

Om du vill få information om vilka personuppgifter vi behandlar om dig kan du begära att få tillgång till uppgifterna. Informationen kommer då att lämnas i form av ett registerutdrag som anger vilka personuppgifter vi behandlar, för vilka ändamål vi behandlar dem, var uppgifterna har inhämtats från, vilka tredje parter som uppgifterna har överförts till samt hur länge uppgifterna kommer att lagras.

• Rätten till rättelse

Du har rätt att utan dröjsmål få felaktiga uppgifter om dig rättade. Du har även rätt att komplettera ofullständiga uppgifter.

• Rätten till radering

Du har rätt att under vissa omständigheter få dina personuppgifter raderade av oss, om personuppgifterna inte längre är nödvändiga för att uppfylla de ändamål för vilka de samlades in eller behandlats, om du har invänt mot behandling av personuppgifter och vi inte har ett berättigat intresse som väger tyngre än ditt intresse, om personuppgifterna behandlats på ett olagligt sätt eller om personuppgifterna måste raderas för att uppfylla en rättslig förpliktelse. Vi har dock i vissa fall rätt att motsätta oss raderingen av dina personuppgifter och vi kommer informera dig om det skulle vara tillämpligt.

• Rätten till begränsning av behandling

Du har rätt att kräva att vi begränsar behandlingen av dina personuppgifter i vissa fall om du bestrider personuppgifternas korrekthet under den tid det tar för oss att kontrollera om uppgifterna är korrekta, om behandlingen är olaglig och du motsätter dig att uppgifterna raderas och istället begär en begränsning, om vi inte längre behöver personuppgifterna men du däremot behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk eller om du har invänt mot en behandling som baserats på vårt berättigade intresse under den tid vi kontrollerar om vårt intresse väger tyngre än dina intressen.

• Rätten att göra invändningar

Du har rätt att göra invändningar mot behandlingen av dina personuppgifter som sker på basis av vårt berättigade intresse. Om så sker måste vi, för att få fortsätta behandlingen, kunna visa tvingande berättigade skäl som väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter.

• Rätten till dataportabilitet

Om vi behandlar dina personuppgifter med stöd av ett avtal med dig eller ditt samtycke har du rätt att få ut de personuppgifter som du lämnat till oss och som rör dig i ett elektroniskt format som är allmänt använt när detta är tekniskt möjligt och detta kan ske på automatiserad väg. Du har rätt att i tillämpliga fall överföra sådana uppgifter till annan personuppgiftsansvarig (dataportabilitet).

• Rätten att lämna in klagomål

I Sverige är Datainspektionen den myndighet som är ansvarig för att övervaka tillämpningen av lagstiftningen bland företag som behandlar personuppgifter. Om du anser att vi behandlar dina personuppgifter på ett felaktigt sätt kan du, utöver att ta kontakt med oss, lämna in ett klagomål hos Datainspektionen.